जनरल जर्नल्स बनाम जनरल लेजर: एक अवलोकन
जब किसी व्यवसाय के वित्त पर नज़र रखने की बात आती है, तो एक डबल-एंट्री सिस्टम जो एक सामान्य खाता बही और एक सामान्य पत्रिका दोनों का उपयोग करता है, यकीनन समग्र आँकड़ों पर नज़र रखने और संचालन को सुचारू और लाभप्रद रूप से चलाने के लिए सबसे अच्छी विधि है। लेकिन यह समझने के लिए कि डबल-एंट्री अकाउंटिंग रिकॉर्ड सिस्टम कैसे काम करता है, सबसे पहले दो प्रमुख घटकों से जुड़े विभिन्न कार्यों की सराहना करनी चाहिए: सामान्य लीडर और जनरल जर्नल।
चाबी छीन लेना
- एक सामान्य पत्रिका मूल प्रविष्टि की एक पुस्तक को संदर्भित करती है, जिसमें लेखाकार और बहीखाताकर्ता तारीखों की घटनाओं के अनुसार, व्यापार लेनदेन को रिकॉर्ड करते हैं। सामान्य खाताधारक पांच प्रमुख लेखांकन वस्तुओं को ट्रैक करता है: संपत्ति, देनदारियों, मालिक की पूंजी, राजस्व और व्यय। प्रौद्योगिकी में अग्रिमों ने इसे बनाया है, इसलिए अधिकांश लोगों को अलग-अलग खातों की प्रत्येक पुस्तक को बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है।
सामान्य पत्रिकाएँ
सामान्य रूप से परिभाषित, एक सामान्य पत्रिका मूल प्रविष्टि की एक पुस्तक को संदर्भित करती है जिसमें लेखाकार और बहीखाताकर्ता व्यवसाय लेनदेन को रिकॉर्ड करते हैं, क्रम में, तारीख की घटनाओं के अनुसार। एक सामान्य पत्रिका वह पहला स्थान है जहाँ डेटा रिकॉर्ड किया जाता है, और आइटम के प्रत्येक पृष्ठ में दिनांक, क्रम संख्या, साथ ही डेबिट या क्रेडिट रिकॉर्ड के लिए कॉलम विभाजित करने की सुविधा होती है। कुछ संगठन विशेष पत्रिकाओं को रखते हैं, जैसे कि खरीद पत्रिकाओं या बिक्री पत्रिकाओं, जो केवल विशिष्ट प्रकार के लेनदेन रिकॉर्ड करते हैं।
सॉफ्टवेयर प्रौद्योगिकी में प्रगति के बावजूद, सामान्य पत्रिकाओं में गैर-नियमित लेनदेन को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होगी, जैसे कि संपत्ति की बिक्री, खराब ऋण और मूल्यह्रास।
एक बार एक लेनदेन एक सामान्य पत्रिका में दर्ज होने के बाद, राशियों को उपयुक्त खातों में पोस्ट किया जाता है, जैसे कि प्राप्य खाते, उपकरण, और नकद लेनदेन।
सामान्य लेज़र
एक सामान्य खाता बही एक पुस्तक या फ़ाइल है जिसका उपयोग सभी प्रासंगिक खातों को रिकॉर्ड करने के लिए बुककीपर करते हैं। सामान्य खाता-बही पांच प्रमुख लेखा मदों को ट्रैक करता है: संपत्ति, देयताएं, मालिक की पूंजी, राजस्व और व्यय। प्रत्येक खाता एक दो-स्तंभ वाली टी-आकार की तालिका है। बहीखाताकर्ता आमतौर पर "टी" के शीर्ष पर खाता शीर्षक रखता है और बाईं ओर डेबिट प्रविष्टियों को दर्ज करता है और दाईं ओर क्रेडिट प्रविष्टियों को दर्ज करता है। सामान्य लेज़र कभी-कभी विशेष विवरण जैसे लेन-देन विवरण, दिनांक और क्रम संख्या के लिए अतिरिक्त कॉलम प्रदर्शित करता है। सामान्य पत्रिकाओं से लेनदेन सामान्य खाता बही में पोस्ट किया जाता है, फिर शेष राशि की गणना की जाती है और सामान्य खाता बही से ट्रायल बैलेंस में स्थानांतरित किया जाता है।
विशेष ध्यान
आज, अधिकांश संगठन सामान्य लीडर और सामान्य पत्रिकाओं में लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, जिसने इन बुनियादी रिकॉर्ड रखने की गतिविधियों को नाटकीय रूप से सुव्यवस्थित किया है। वास्तव में, अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर एक केंद्रीय भंडार रखता है जहां आप खाता बही और जर्नल प्रविष्टियों को लॉग इन कर सकते हैं। प्रौद्योगिकी में उन्नति, हालांकि, लेनदेन को रिकॉर्ड करना आसान और कम कठिन बना देती है, और आपको खातों की प्रत्येक पुस्तक को अलग से बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है। आपकी कंपनी के लेखांकन या बहीखाता पद्धति के किसी भी मॉड्यूल में डेटा दर्ज करने वाला व्यक्ति शायद इन रिपॉजिटरी के बारे में भी नहीं जानता होगा। इनमें से कई सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशनों में, डेटा एंट्री व्यक्ति को केवल एक लेज़र या जर्नल में लेनदेन दर्ज करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करने की आवश्यकता होती है।
