सामान्य लेखा बही के रूप में एक्सेल का उपयोग कैसे करें

कुछ लेनदेन के साथ एक छोटे से व्यवसाय के लिए, एक प्रेमी व्यवसाय स्वामी एक्सेल का उपयोग लेखांकन सॉफ्टवेयर के विकल्प के रूप में कर सकता है। एक्सेल के पास सामान्य लेज़र बनाने और बनाए रखने के लिए आवश्यक सभी उपकरण हैं, लेकिन इसके लिए बुनियादी लेखांकन और विस्तार पर ध्यान देने की ठोस समझ की आवश्यकता होती है। व्यापार मालिकों के लिए जो अनिश्चित हैं यदि वे तैयार हैं या उनके पास लेखांकन सॉफ़्टवेयर में निवेश करने के लिए संसाधन हैं, तो एक्सेल एक अच्छा स्थान हो सकता है जब तक कि लेखा सॉफ्टवेयर खरीदने तक लेखा रिकॉर्ड रखने की शुरुआत न हो।

एक सामान्य लेजर के रूप में एक्सेल का उपयोग करना

एक साधारण रिकॉर्ड-रखने वाले सेटअप में पहले लेन-देन की तारीख, लेन-देन का विवरण और एक संदर्भ संख्या, जैसे चालान या चेक नंबर के लिए कॉलम शामिल होना चाहिए। अगले कॉलम वर्ष के दौरान उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक खातों को सूचीबद्ध करेंगे। सावधान विचार को खातों के चयन में जाना चाहिए, क्योंकि बाद में वापस जाना और बदलाव करना मुश्किल होगा। बाएं से दाएं, सूचीबद्ध पहले खाते आय विवरण खाते होने चाहिए, जो राजस्व के साथ शुरू होते हैं और खर्चों के साथ समाप्त होते हैं। इसके बाद परिसंपत्ति खाते, फिर देयता खाते और अंत में किसी भी इक्विटी खाते होंगे।

सामान्य लेज़र कंपनी के सभी लेन-देन पर नज़र रखने के लिए डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति का उपयोग करता है, और एक्सेल को सामान्य लेज़र के रूप में उपयोग करने के लिए शुरुआत से पहले इस अवधारणा की ठोस समझ होना महत्वपूर्ण है।

डबल एंट्री बहीखाता पद्धति क्या है?

यदि यह एक नई कंपनी है, तो संभवत: पहला लेनदेन कंपनी में निवेशित इक्विटी होगा। उदाहरण के रूप में, मान लीजिए कि जेन नामक एक उद्यमी मशीन की दुकान खोलने का निर्णय लेता है। उसके पास व्यवसाय शुरू करने के लिए बचत से $ 750, 000 है और धनराशि के साथ व्यवसाय की जाँच खाता खोलती है।

डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति का उपयोग करते हुए, जेन को पता है कि इस लेनदेन से कंपनी के नकद खाते (डेबिट प्रविष्टि) में वृद्धि होगी और मालिक के इक्विटी खाते (क्रेडिट प्रविष्टि) में वृद्धि से ऑफसेट होगा। इस एक्सेल सिस्टम में, सभी डेबिट प्रविष्टियों को सकारात्मक मान के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए, जबकि सभी क्रेडिट प्रविष्टियों को नकारात्मक मूल्यों के साथ दर्ज किया जाना चाहिए।

इस उदाहरण में, जेन को लेन-देन की तारीख और "पूंजी निवेश" जैसे विवरण को स्प्रेडशीट की पहली पंक्ति में दर्ज करना चाहिए। फिर उसने स्प्रेडशीट के "कैश" खाते के कॉलम में $ 750, 000 की सकारात्मक प्रविष्टि और स्प्रेडशीट के "मालिक की इक्विटी" खाते के कॉलम में एक नकारात्मक $ 750, 000 की प्रविष्टि की। संख्याओं को सत्यापित करने के लिए, जेन को यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक पंक्ति पर सभी प्रविष्टियों को शून्य डॉलर में सम फॉर्मूला का उपयोग करना चाहिए।

वहां से, जेन प्रत्येक लेनदेन के लिए एक पंक्ति में प्रवेश करना जारी रखेगा। यदि वह कंपनी की नकदी के साथ उपकरण खरीदती है, तो जेन "डेबिट" या "एंट्री" खाते के कॉलम में क्रेडिट उपकरण, और ऋण, या नकारात्मक प्रविष्टि, सकारात्मक प्रविष्टि दिखाने के लिए एक लेनदेन दर्ज करेगा। यदि वह ग्राहक को मशीनिंग सेवाएं बेचता है, तो वह "राजस्व" खाते में क्रेडिट दर्ज करेगा, और "इक्विटी" खाते में डेबिट करेगा।

अंत में, प्रत्येक खाते के कॉलम के लिए कुल स्प्रेडशीट के नीचे संक्षेप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। वर्तमान शुद्ध आय की गणना करने के लिए सभी आय खातों का योग एक साथ जोड़ा जा सकता है। अन्य स्तंभों को गणना करने के लिए आवश्यकतानुसार कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, कुल संपत्ति, कुल देयताएं, और कुल इक्विटी।