सूचना परिपत्र की परिभाषा
एक सूचना परिपत्र एक कंपनी के शेयरधारकों के लिए एक दस्तावेज है, जो वार्षिक शेयरधारकों की बैठक में या विशेष शेयरधारकों की बैठक में एजेंडा पर महत्वपूर्ण मामलों को रेखांकित करता है। सूचना परिपत्र भी प्रॉक्सी वोटों को हल करता है और प्रमुख मुद्दों पर मतदान की प्रक्रिया प्रदान करता है।
कुछ लोग सूचना को "प्रबंधन सूचना परिपत्र", "स्टॉकहोल्डर्स की वार्षिक बैठक की सूचना" या "स्टॉकहोल्डर्स की विशेष बैठक की सूचना" कहते हैं।
ब्रेकिंग डाउन इनफॉर्मेशन सर्कुलर
सूचना परिपत्र में निदेशक मंडल के चुनाव, संभावित विलय और अधिग्रहण, या नए वित्तपोषण की आवश्यकता जैसे मामले शामिल हो सकते हैं। यह दस्तावेज़ वार्षिक बैठक में भाग लेने के लिए योजना बनाने वाले शेयरधारकों के लिए "हेड्स अप" के रूप में कार्य करता है, उन्हें प्रमुख मुद्दों पर चर्चा करने और कंपनी के निर्देश पर अपना वोट देने के लिए तैयार करता है। यह उन शेयरधारकों को भी महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है जो वार्षिक बैठक में शामिल नहीं होंगे।
मई 2018 में, ब्रुकफील्ड एसेट मैनेजमेंट ने अपने वार्षिक शेयरधारकों की बैठक से पहले एक सूचना परिपत्र वितरित किया। चर्चा करने के लिए मुख्य आइटम थे:
- वित्तीय वर्ष के लिए फर्म के समेकित वित्तीय विवरण 31 दिसंबर, 2017 को समाप्त हो गए (बाहरी लेखा परीक्षक की रिपोर्ट सहित) नए निदेशकों का चुनाव, जो एक वर्ष के कार्यकाल के लिए काम करेंगे। नए बाहरी लेखा परीक्षक की नियुक्ति भी एक वर्ष का कार्यकाल पूरा करेगी। और इस भूमिका के लिए मुआवजा। विचार और कार्यकारी मुआवजे पर एक सलाहकार प्रस्ताव के संभावित पारित होने पर। निगम के मौजूदा एस्क्रो स्टॉक प्लान में एक संशोधन के संभावित पारित होने और विचार।
सूचना परिपत्र और वार्षिक शेयरधारकों की बैठक
बड़ी कंपनियों के लिए, वार्षिक शेयरधारकों की बैठक आम तौर पर वर्ष के दौरान एकमात्र समय होती है जब शेयरधारकों और अधिकारी बातचीत करते हैं। कई राज्यों को सार्वजनिक और निजी दोनों कंपनियों को वार्षिक शेयरधारकों की बैठक (जिसे वार्षिक आम बैठक या एजीएम भी कहा जाता है) आयोजित करने की आवश्यकता होती है, हालांकि नियम सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों के लिए अधिक कठोर होते हैं। यदि किसी कंपनी को वार्षिक आम बैठकों के बीच किसी समस्या को हल करने की आवश्यकता होती है, तो वह एक असाधारण सामान्य बैठक कह सकती है।
चर्चा के बिंदुओं पर शेयरधारकों को प्रस्तुत करने में सूचना परिपत्र महत्वपूर्ण है।
ऐसे प्रावधान हैं जो विस्तार करते हैं कि अग्रिम शेयरधारकों को अब तक यह नोटिस प्राप्त होना चाहिए कि एजीएम कहां और कब होगा और प्रॉक्सी द्वारा कैसे वोट देना है।
अधिकांश न्यायालयों में, एजीएम को कानून द्वारा निम्नलिखित मदों पर चर्चा करनी चाहिए:
- पिछले वर्ष के एजीएम (जिसे प्रस्तुत किया जाना चाहिए और अनुमोदित होना चाहिए) के कार्यवृत्त, वार्षिक वित्तीय विवरण (जो अनुमोदन के लिए शेयरधारकों को प्रस्तुत किए जाते हैं) निदेशकों के कार्यों का सत्यापन (जिसमें शेयरधारक पिछले वर्ष से निदेशक मंडल के निर्णयों को मंजूरी देते हैं, अक्सर शामिल होते हैं) लाभांश का भुगतान) आगामी वर्ष के लिए निदेशक मंडल का चुनाव
